Strategisches Umzugsmanagement
Ganzheitliches Umzugsmanagement – von der Planung bis zum Einzug
UMZÜGE MEDIZINISCHER EINRICHTUNGEN - UMFASSEND UND KOORDINIERT
Die Gründe für Umzüge von medizinischen Einrichtungen sind vielfältig – ihre Herausforderungen auch. Wir bei 2perspectives verfügen über die nötige Erfahrung und Expertise, sodass der anstehende Umzug zum Erfolg wird.
DIE HERAUSFORDERUNGEN EINES UMZUGS SIND VIELFÄLTIG
So vielfältig die Gründe eines Klinikumzugs sind, so vielfältig sind auch die damit verbundenen Herausforderungen. Wir bei der 2perspectives sind mit diesen Herausforderungen vertraut und verfügen über die Expertise, um diese zu bewältigen.
Hohes Risiko: Gewährleistung der Patientensicherheit
Zur Wahrung der Patientensicherheit muss die kritische Infrastruktur zu jedem Zeitpunkt des Umzugs gesichert sein. Ein vollständiges Herunterfahren des Betriebs während des Umzugs ist nicht möglich.
Umzüge sind eine Ausnahmesituation
Für alle Beteiligten sind die Planung und Durchführung von Klinikumzügen oder Umzügen anderer medizinischen Einrichtungen eine Ausnahmesituation. Jeder Umzug ist einzigartig – eine Pilotphase ist nicht möglich, Simulationen für die wichtigsten Strukturen (z.B. Notaufnahme, OP) dringend notwendig.
Planung und Umzug bei laufendem Betrieb
Ein erfolgreicher Umzug erfordert eine umfassende Vorbereitung, die parallel zum Tagesgeschäft stattfinden muss. Angesichts der begrenzten Ressourcen ist es kaum möglich, dass alle notwendigen planerischen und vorbereitenden Aufgaben sowie die Durchführung des Umzugs allein durch das Klinikpersonal erfolgen.
Die Themenvielfalt ist enorm – eine vollständig klinikinterne Erarbeitung während des laufenden Tagesgeschäfts ist kaum möglich.
Enorme Themenvielfalt und Bandbreite an relevanten Stakeholdern
So zahlreich die zu planenden Themen sind, so groß ist die Gruppe an einzubeziehenden Stakeholdern. Der Planungsaufwand ist enorm – alle Themen zu überblicken herausfordernd.
Klinikumzüge sind eine Angelegenheit von hohem öffentlichem Interesse
Kliniken sind Dreh- und Angelpunkt der lokalen, regionalen und oft auch überregionalen Versorgung. Entsprechend hoch ist das Interesse von Medien und Öffentlichkeit. Die transparente und zielgerichtete Kommunikation, sowie der Umgang mit allen Interessen ist herausfordernd und bedarf Expertise.
Mitarbeitendenmotivation und wirtschaftlicher Erfolg
Eine lückenlose Vorbereitung und Durchführung stellt sicher, dass die Mitarbeitenden von einem erfolgreichen Umzug positiv überrascht werden, weil alle Prozesse funktionieren und die „Eingewöhnung“ schon im Vorfeld erfolgt ist. Das finanzielle und zeitliche Investment in eine gute Planung und Vorbereitung refinanziert sich allein schon durch das Vermeiden von Verzögerungen im Hochlauf der neuen Klinik- oder ambulanten Strukturen.
UNSER LEISTUNGSUMFANG
Wir unterstützen unsere Klienten in allen Phasen des Umzugsprozesses: von der Organisation bis zur Wiederaufnahme des Betriebs am neuen Standort.
Aus unserer Erfahrung heraus empfehlen wir, mindestens ein Jahr im Voraus mit der Planung eines Umzugsprojekts zu beginnen, um einen reibungslosen Projektverlauf zu gewährleisten. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Neuentwicklung oder Re-Evaluation der Medizinstrategie im Vorfeld eines Umzugsprojekts.
Re-Evaluation geplanter Raumstrukturen und medizinische Prozesse
- Prüfung und Hinterfragung geplanter Raumstrukturen aus Prozesssicht – zusammen mit den Mitarbeitenden
- Mögliche Eingabe von finalen Änderungen zum Raum- und Funktionsprogramm
- Planung des inhaltlichen Übergangs der einzelnen Bereiche sowie der notwendigen Anpassungen
Projektvorbereitung und Organisation
- Einrichtung einer effizienten Projektorganisation für klare Strukturen und eine schnelle Entscheidungsfindung
- Festlegung der passenden Umzugslogik (z. B. stufenweise oder en-bloc)
- Frühzeitige Entwicklung einer vom Umzugsdatum rückwärts gedachten Ablaufplanung
Zentrales Projektmanagement Office (PMO) und Maßnahmenplan
- Aufbau einer transparenten und zentralen Projektorganisation
- Regelmäßige Kommunikation über den Projektfortschritt, feste Ansprechpartner und Datentransparenz
- Sicherstellung eines nahtlosen Übergangs in die neuen Strukturen unter Berücksichtigung aller relevanten Themen
Routine & Simulation
- Etablierung eines Systems, sodass sich alle Mitarbeitenden während des laufenden Betriebs mit dem neuen Gebäude vertraut machen und eine reibungslose Routine entwickeln können
- Strukturierte Planung von Trainings, Simulationen, Schulungen sowie die konkrete Konzeptionierung des Neubaus
Risikomanagement und Ablaufplan
- Erarbeitung eines lückenlosen Umzugskonzeptes mit der sicheren Verlegung der Patient:innen und dem parallel optimal zu organisierenden Güterumzug
- Durchführung einer individuellen Risikoanalyse der gesamten kritische Infrastruktur zur nahtlosen Verfügbarkeit während dem Umzug
Koordinierende Begleitung
- Vor-Ort-Begleitung, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können
- Einrichtung einer Umzugszentrale mit kurzen Kommunikationswegen und klar definierten Eskalationsstufen für eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit
Strategische Kommunikationsplanung- und Steuerung
- Kommunikationskonzept, zur fehlerfreien Sicherstellung einer internen und externen Kommunikation
- Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung politischer Diskussionen.
- Nach Bedarf werden maßgeschneiderte Führungskräfte- und Managementtrainings sowie PMO-Schulungen durchgeführt
ERFOLGSFAKTOREN
Jeder Umzug ist einzigartig. Für das Gelingen ist vor allem eine stringente und transparente Projektorganisation, eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie eine hohe Einsatzbereitschaft jedes Einzelnen essenziell. Aus unserer langjährigen Projekterfahrung lassen sich drei wesentliche Erfolgsfaktoren ableiten:
Zentrales Projektmanagement
Für eine erfolgreiche Projektorganisation bedarf es einer eindeutigen Struktur mit klaren Verantwortlichkeiten und definierten Aufgaben. Diese ermöglicht es Fortschritte sichtbar zu machen und potenzielle Hürden frühzeitig zu identifizieren. Transparenz ist für uns das A & O eines erfolgreichen Projektmanagements.
„WIR-Gefühl“ und Kommunikation
Nach unserer Erfahrung ist es entscheidend, das "WIR-Gefühl" zu stärken und die Motivation jedes Einzelnen zu fördern. Dazu ist es notwendig, die Chancen der Veränderungen klar zu vermitteln sowie eine transparente und kontinuierliche interne und externe Kommunikation sicherzustellen.
Risikomanagement
Während des Umzugs muss die Funktionsfähigkeit der kritischen Infrastruktur durchgängig gewährleistet sein. Gemeinsam mit unseren Klienten entwickeln wir frühzeitig Vorhaltekonzepte und Ausfallsicherungen für zentrale Funktionseinheiten.
RoMed Klinik Wasserburg am Inn
Erfolgreicher Umzug in einen der größten bayerischen Klinikneubauten
Mehr als zehn Jahren Planungs- und Bauzeit der neue Klinik der RoMed Wasserburg am Inn fanden ihren Höhepunkt in einem dreitägigen Umzug bei laufendem Klinikbetrieb. Dieser wurde vom „Räumen“ des Altbaus über den Transport der Patient:innen bis hin zum Aufbau des Neubaus über ein Jahr lang geplant.
Das strategische Umzugsmanagement wurde in enger Zusammenarbeit zwischen dem Team der RoMed Kliniken Wasserburg und der Firma 2perspectives durchgeführt. Dank intensiver Vorbereitung und sorgfältiger Planung konnte das neue Klinikum mit seinen 130 Planbetten den Regelbetrieb nahtlos im Dezember 2022 aufnehmen.
Darum wir
Umfassende Erfahrung und praxisnahes Know-how
Durch unsere umfassenden Erfahrungen, aus vergangenen Umzugsprojekten, verfügen wir über einen einzigartigen Wissensstand. Wir kennen die Herausforderungen und wissen, worauf es bei einem erfolgreichen Klinikumzug oder Umzug einer anderen medizinischen Einrichtung ankommt. Zudem besitzen wir die notwendigen Projektmanagementkompetenzen, um einen umfassenden Umzug, trotz enormer Themenvielfalt, erfolgreich sicherzustellen.
Vollumfängliches Dienstleistungsspektrum und ganzheitliche Betrachtung
Das umfassende Beratungsspektrum der 2perspectives ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung des geplanten Umzugsvorhabens. Mit fundierten Methodenkenntnissen und langjähriger operativer Erfahrung grenzen wir uns bewusst von gewöhnlichen Logistikern und reinen Projektmanagern ab. Vom Ressourcenmanagement über Prozessoptimierung bis zur Notfallversorgung – wir verstehen das komplexe Zusammenspiel der Teilbereiche und kombinieren dies in einem ganzheitlichen, strategischen Umzugsmanagement.
Inhaltliche Überführung von der alten in die „neue“ Welt
Mit unserer langjährigen Erfahrung von medizinischen Prozessen nutzen wir bei Umzugsprojekten die Chance, die Abläufe für die neuen räumlichen Strukturen – gemeinsam mit den Mitarbeitenden – schon vor dem Umzug neu und effizient zu gestalten. Dabei orientieren wir uns immer „State-of-the-Art“ an den Besten in der Branche und stellen sicher, dass ineffiziente Prozessabläufe nicht in eine moderne Infrastruktur übernommen werden.
Expertenteam und starkes Netzwerk
Mit den richtigen Ressourcen unterstützen wir unsere Klienten bei der erfolgreichen Umzugsplanung– und koordination parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb. Als erfahrener Sparringspartner entlasten wir Ihr Team vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Zusätzlich bieten wir Zugang zu einem umfassenden Netzwerk an praxiserprobten Dienstleistern.
Klienten strategisches Umzugsmanagement
Kontakt
Bereit, Ihren Klinikumzug erfolgreich zu planen und umzusetzen? Kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr über unsere maßgeschneiderten Lösungen und unsere umfassende Unterstützung zu erfahren. Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Umzug zum Erfolg führen!
