Strategie & Neuausrichtung

Das orthopädische Ambulatorium eines regionalen Schweizer Spitalzentrums befand sich nach einem tiefgreifenden personellen Umbruch in einer kritischen Lage: uneinheitliche Prozesse, fehlende Standards und steigende Belastung führten zu sinkender Leistungsfähigkeit. Ziel des Projekts war es, den Betrieb kurzfristig zu stabilisieren und gleichzeitig die Strukturen so auszurichten, dass die ambulante Orthopädie langfristig effizienter und wirtschaftlicher arbeitet.

In einem mehrstufigen Vorgehen wurden klare Prozess- und Rollenlogiken, digitale Standards sowie eine neue Ambulatoriumsstruktur entwickelt. Dadurch konnten nicht nur die bisherigen Engpässe beseitigt werden, sondern es entstand ein tragfähiges Betriebsmodell, das eine Leistungssteigerung von rund 20 % ermöglicht und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum schafft.

Hintergrund: Personeller Umbruch reduziert Kapazitäten

Das Spitalzentrum betreibt mehrere Standorte und versorgt jährlich über 10.000 stationäre sowie über 120.000 ambulante Patient:innen. Der Bereich Orthopädie stellt mit seinen spezialisierten Teilbereichen eine tragende Säule im medizinischen Angebot dar.

Bis zum Jahr 2023 wurde das orthopädische Ambulatorium von einem erfahrenen Team getragen. Durch Pensionierungen, Kündigungen und interne Wechsel reduzierte sich die verfügbare Kapazität deutlich, während gleichzeitig mehrere neue Mitarbeitende eingearbeitet werden mussten.

Diese Situation führte dazu, dass bestehende strukturelle Schwächen stärker in den Vordergrund traten und sich im täglichen Ablauf zunehmend bemerkbar machten: Die über Jahre gewachsenen Abläufe erwiesen sich unter den veränderten personellen Rahmenbedingungen als nur eingeschränkt tragfähig.

Herausforderung: Integration neuer Mitarbeitende in uneinheitliche Abläufe

• Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Neue Teammitglieder wurden in teils informelle und uneinheitliche Prozesse eingeführt, was zu Unsicherheiten und Mehraufwand führte.
• Unzureichende Nutzung digitaler Tools: Digitale Applikationen waren zwar vorhanden, wurden aber uneinheitlich und oft nicht entsprechend ihrer Funktionalität genutzt – unter anderem aufgrund fehlender Schulung und klarer Vorgaben.
• Fehlende Prozessstandards: Unterschiedliche Vorgehensweisen, insbesondere in ärztlichen Arbeitsprozessen, erschwerten die Abstimmung und führten zu Doppelarbeiten und Reibungsverlusten.
• Rückläufige Patientenzahlen: Da einzelne Ärzt:innen ihre Sprechstunden verlängerten, konnten pro Zeiteinheit weniger Patient:innen behandelt werden – wodurch die wirtschaftliche Auslastung des Ambulatoriums weiter unter Druck geriet.

Lösung: Gemeinsame Entwicklung klarer Strukturen und Prozesse

Die Neuausrichtung des Ambulatoriums erfolgte in einem mehrstufigen, partizipativen Prozess:

1. Analyse und Priorisierung
   Durch strukturierte Interviews mit ärztlichem und administrativem Personal sowie eine umfassende Analyse der Ausgangssituation wurden zentrale Schwächen und Handlungsbedarfe identifiziert.
2. Entwicklung eines Zielprozesses
   In zwei interdisziplinären Workshops wurde ein zukunftsfähiger Soll-Prozess entlang des Patientenpfads entwickelt. Dieser bildete die Grundlage für neue Arbeitsplatz- und Aufgabenlogiken für MPAs, die Einführung der „Unit-Logik“ zur Effizienzsteigerung der ärztlichen Sprechstunden, die gezielte, standardisierte Nutzung digitaler Anwendungen für Ärzt:innen und MPAs.
3. Validierung und Finalisierung
   Das entwickelte Konzept wurde vor Ort getestet und direkt in den Sprechstunden validiert. Im Rahmen des Pilotlaufs wurden die neuen Prozesse mit den Mitarbeitenden durchlaufen und in enger Abstimmung weiterentwickelt. Beispielsweise wurde für die „Unit-Logik“ ein zusätzlicher Tresen für die MPAs eingerichtet, um einen festen Arbeitsplatz mit Bildschirm bereitzustellen.
4. Umsetzungsvorbereitung
   Für die nachhaltige Umsetzung wurden konkrete Zielkennzahlen definiert, die die einzelnen Ärzt:innen zukünftig in ihren Sprechstunden erreichen sollen. Diese Zielvorgaben wurden als Grundlage für das zukünftige Controlling festgelegt. Zusätzlich wurden Schulungen mit den Expert:innen der Softwarelösungen organisiert, um die Mitarbeitenden optimal auf die Nutzung der digitalen Anwendungen und die Umsetzung der neuen Prozesse vorzubereiten.

Ergebnis: Höhere Leistungsfähigkeit und nachhaltige Stabilität

• Effizientere Abläufe: Die neuen, standardisierten Prozesse und die einheitliche Nutzung digitaler Tools schaffen Entlastung und mehr Zeit für die Patientenversorgung. Zusätzlich wurde die digitale Patientenakte für alle Ärzt:innen eingeführt, wodurch der Papieraufwand fast vollständig ersetzt wurde.
• Leistungssteigerung: Durch strukturierte Terminplanung und optimierte Sprechstundenabläufe konnte die Anzahl der um ca. 20 % möglich gesteigert werden.
• Wirtschaftlicher Effekt: Das Konzept ermöglicht eine spürbare Effizienzsteigerung und verbessert die Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Zudem konnte durch die Einführung einer festen Neupatientenquote auch die Zahl der Operationen und somit die Anzahl stationärer Austritte um ca. 10% gesteigert werden.
• Nachhaltige Teamentwicklung: Klare Zuständigkeiten, gezielte Schulung und abgestimmte Einsatzplanung stärken die Zusammenarbeit im Team und sichern die langfristige Leistungsfähigkeit.